FAQs

A. THÔNG TIN CHUNG

1. Những cơ hội tài trợ nghiên cứu nào có sẵn tại CEI?

→ CEI cung cấp hai chương trình tài trợ nghiên cứu trong khuôn khổ Chương trình Tài trợ ENVISION nhằm hỗ trợ các dự án phù hợp với các trụ cột nghiên cứu của CEI.

  • ENVISION Grassroots Grants: Tối đa 20.000 USD cho mỗi dự án, với thời gian tối đa 18 tháng.
    Được thiết kế cho các nghiên cứu thí điểm hoặc giai đoạn đầu nhằm tạo ra kết quả sơ bộ và hỗ trợ các đề xuất xin tài trợ bên ngoài trong tương lai.
  • ENVISION Flagship Grants: Tối đa 250.000 USD cho mỗi dự án, với thời gian tối đa 3 năm.
    Hỗ trợ các sáng kiến nghiên cứu quy mô lớn với tác động khoa học và công nghệ đáng kể, phù hợp với các ưu tiên nghiên cứu của CEI.

Thời gian nộp hồ sơ và thông tin đợt gọi tài trợ:
Vui lòng truy cập trang Chương trình Tài trợ ENVISION trên website CEI để cập nhật thông tin mới nhất về đợt gọi và hướng dẫn nộp hồ sơ, hoặc liên hệ [email protected] để biết thêm chi tiết.

Tham chiếu: Chương trình Tài trợ ENVISION của CEI

2. Tôi nên liên hệ ai để được hỗ trợ hành chính liên quan đến dự án nghiên cứu tại CEI?

→ Đối với các hỗ trợ hành chính và vận hành liên quan đến các dự án nghiên cứu của CEI, vui lòng liên hệ Văn phòng CEI tại: [email protected]. Đội ngũ CEI sẽ điều phối nội bộ để cung cấp hỗ trợ hoặc kết nối yêu cầu tới cán bộ phù hợp.

CEI cung cấp hỗ trợ cho các nội dung liên quan đến dự án bao gồm:

  • Tuyển dụng nhân sự (Trợ lý nghiên cứu – RA, nghiên cứu viên sau tiến sĩ – postdoc , nhân sự liên kết)
  • Mua sắm thiết bị, vật tư và vật phẩm tiêu hao phục vụ nghiên cứu
  • Sắp xếp công tác
  • Tổ chức sự kiện nghiên cứu
  • Các quy trình vận hành và hành chính khác của dự án

B. NHÂN SỰ

1. Làm thế nào để một dự án có thể tuyển dụng Trợ lý nghiên cứu (RA) hoặc nghiên cứu viên sau tiến sĩ (Postdoc)?

→ Chủ nhiệm đề tài (PI) cần nộp yêu cầu tuyển dụng bao gồm:

  • Mô tả công việc
  • Nguồn kinh phí (dự án nào sẽ chi trả cho vị trí này)
  • Thời hạn hợp đồng dự kiến

Vui lòng gửi yêu cầu tới [email protected] để được xem xét và xử lý.

Nếu đã xác định được ứng viên, vui lòng đính kèm CV của ứng viên để xem xét.

Lưu ý: Mô tả công việc cần nêu rõ phạm vi công việc và các sản phẩm đầu ra dự kiến.

2. Sinh viên quốc tế từ các trường đại học đối tác có thể được tuyển làm trợ lý nghiên cứu cho các dự án của CEI không?

→ Có. Các dự án của CEI có thể tuyển nghiên cứu sinh sau tiến sĩ hoặc các nhà nghiên cứu bên ngoài, tùy thuộc vào khả năng kinh phí của dự án và các chính sách tuyển dụng của VinUni.

Các hình thức tham gia có thể bao gồm:

  • Nghiên cứu sinh sau tiến sĩ
  • Hợp đồng nghiên cứu ngắn hạn
  • Nghiên cứu viên liên kết

Hình thức cụ thể sẽ phụ thuộc vào tính chất và thời gian của dự án, cũng như các yêu cầu hành chính và thị thực liên quan. Để bắt đầu quy trình, vui lòng liên hệ Văn phòng CEI tại [email protected]. Đội ngũ CEI sẽ phối hợp với các đơn vị hành chính liên quan (ví dụ: HR, RMO) để xác định cơ chế tuyển dụng phù hợp.

C. MUA SẮM

1. Mua sắm tập trung là gì và khi nào được yêu cầu áp dụng?

→ Mua sắm tập trung là hình thức mua sắm được quản lý bởi các đơn vị mua sắm tập trung của Vingroup đối với một số danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ nhất định.

  • Các khoản mua sắm thuộc danh mục quản lý tập trung bao gồm thiết bị (CAPEX), vật phẩm có logo VinUni, các chi phí liên quan đến sự kiện (ví dụ: poster, backdrop, standee, thuê màn hình LED, v.v.), và các hạng mục liên quan đến CNTT (ví dụ: máy chủ, giấy phép, thiết bị CNTT).
    Các danh mục nêu trên phản ánh những nhóm được yêu cầu phổ biến nhất bởi PI/nhóm nghiên cứu trong phạm vi các dự án nghiên cứu. Ngoài ra còn có các danh mục khác cũng thuộc quản lý tập trung; vui lòng tham khảo chính sách của VinUni để có danh sách đầy đủ.
  • Các khoản mua sắm không thuộc danh mục tập trung thường bao gồm vật tư tiêu hao phục vụ giảng dạy & nghiên cứu, hóa chất phòng thí nghiệm, và các chi phí khác liên quan đến thẩm định dự án, hội đồng đánh giá, tài trợ nghiên cứu, mời diễn giả, đăng ký bản quyền/sáng chế, thu thập dữ liệu.

Nếu bạn không chắc liệu một khoản mua sắm có yêu cầu mua sắm tập trung hay không, vui lòng liên hệ [email protected].

Tham chiếu: Quy định Quản lý Mua sắm Hàng hóa và Dịch vụ – Chính sách VinUni

2. Làm thế nào để khởi tạo quy trình mua sắm thiết bị/vật tư nghiên cứu?

→ Văn phòng Quản lý CEI hỗ trợ PI và các nhóm nghiên cứu trong việc mua sắm hóa chất, vật tư tiêu hao, công cụ và thiết bị phục vụ nghiên cứu.

Để bắt đầu quy trình mua sắm, vui lòng chuẩn bị:

  • Danh sách các hạng mục cần mua, bao gồm loại, thông số kỹ thuật và yêu cầu kỹ thuật (đối với thiết bị hoặc công cụ)
  • Dự toán ngân sách hoặc báo giá từ nhà cung cấp (nếu có)
  • Nguồn kinh phí của dự án (dự án nào chi trả / project IO)

Vui lòng gửi yêu cầu tới [email protected]. Văn phòng Quản lý CEI sẽ xem xét yêu cầu và hướng dẫn quy trình mua sắm phù hợp với quy định của VinUni.

3. Tôi có thể tự mua trước rồi yêu cầu hoàn lại chi phí sau không?

→ Không được phép. Bất kỳ khoản mua sắm nào không tuân thủ quy định của VinUni (vui lòng tham khảo quy trình đính kèm) sẽ bị xem là không tuân thủ, và Phòng Tài chính có thể từ chối xử lý hoàn ứng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp. Tất cả các khoản mua sắm phải được khởi tạo và phê duyệt trước thông qua Văn phòng Quản lý CEI để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các chính sách mua sắm đã ban hành.

Việc mua sắm phải được thực hiện thông qua Mua sắm Tập trung khi các hạng mục yêu cầu thuộc danh mục quản lý tập trung (ví dụ: thiết bị lớn, thiết bị CNTT, hoặc các khoản mua có giá trị cao), hoặc khi giá trị mua sắm vượt ngưỡng theo quy định. Trong các trường hợp này, Văn phòng CEI sẽ phối hợp với bộ phận Mua sắm Tập trung để triển khai tìm kiếm nhà cung cấp, thu thập báo giá và chuẩn bị hợp đồng theo đúng quy trình của tổ chức.

Tham chiếu: Quy trình Thanh toán – Chính sách VinUni

D. CÔNG TÁC

1. Tôi cần xin phê duyệt từ ai cho chuyến công tác liên quan đến dự án?

→ Việc phê duyệt công tác phải tuân theo Cẩm nang Phân quyền (DoA) của VinUniversity.

  • Công tác trong nước: phê duyệt bởi quản lý trực tiếp (ví dụ: PI, CBLĐ giám sát, hoặc Viện trưởng).
  • Công tác quốc tế: phê duyệt bởi quản lý trực tiếp và Chủ tịch Hội đồng Trường.

Yêu cầu công tác cần nêu rõ:

  • Mục đích chuyến đi
  • Danh sách người tham gia
  • Điểm đến
  • Thời gian công tác
  • Kết quả dự kiến
  • Nguồn kinh phí (project IO)

Phê duyệt công tác phải được thực hiện trước chuyến đi ít nhất 1 tuần.

Tham chiếu: Cẩm nang Phân quyền (DoA) – Chính sách VinUni

2. Làm thế nào để yêu cầu hỗ trợ sắp xếp công tác?

→ Sau khi đã được phê duyệt công tác, vui lòng gửi yêu cầu đã được phê duyệt tới [email protected] để được hỗ trợ sắp xếp công tác. Văn phòng CEI có thể hỗ trợ tổ chức chuyến đi và xử lý các chi phí liên quan.

Các chi phí công tác điển hình của dự án có thể bao gồm:

  • Vé máy bay
  • Lưu trú
  • Di chuyển tại địa phương
  • Phụ cấp công tác
  • Phí đăng ký hội nghị

Tất cả chi phí phải tuân thủ chính sách công tác và định mức chi tiêu của VinUni.

Tham chiếu: Định mức Chi phí – Chính sách VinUni

3. Tôi có thể yêu cầu hoàn ứng nếu đã tự chi trả chi phí công tác không?

→ Có. Các chi phí công tác đã được người đi công tác chi trả trước có thể được hoàn lại. Tuy nhiên, việc hoàn ứng phải tuân thủ các chính sách công tác và định mức chi tiêu của VinUni.

Để yêu cầu hoàn ứng, vui lòng gửi các tài liệu sau tới [email protected]:

  • Yêu cầu công tác đã được phê duyệt
  • Hóa đơn và chứng từ thanh toán
  • Các tài liệu bổ trợ theo quy định của trường

Văn phòng Quản lý CEI sẽ xem xét hồ sơ và hỗ trợ quy trình hoàn ứng.

E. TÀI CHÍNH

1. Làm thế nào để kiểm tra ngân sách còn lại của dự án?

→ Nếu nhóm nghiên cứu muốn kiểm tra số dư ngân sách hiện tại hoặc tình trạng chi tiêu của dự án, vui lòng liên hệ Văn phòng CEI tại [email protected]. Văn phòng sẽ cung cấp bản tổng hợp cập nhật về ngân sách và tình trạng chi tiêu của dự án.

2. Làm thế nào để yêu cầu điều chỉnh ngân sách trong dự án?

→ Để yêu cầu điều chỉnh ngân sách giữa các hạng mục, vui lòng thực hiện các bước sau:

Bước 1 – Gửi yêu cầu tới CEI
Gửi email tới [email protected], nêu rõ:

  • Các hạng mục ngân sách cần điều chỉnh
  • Số tiền cần chuyển
  • Lý do điều chỉnh
  • Việc thay đổi có ảnh hưởng đến tiến độ hoặc KPI của dự án hay không

Bước 2 – Xem xét nội bộ
Văn phòng Quản lý CEI sẽ xem xét yêu cầu và trình lên GĐ Khoa học để phê duyệt nếu phù hợp.

Bước 3 – Phê duyệt tài chính
Sau khi GĐ Khoa học phê duyệt, yêu cầu sẽ được chuyển tới Phòng Tài chính để kiểm tra và phê duyệt cuối cùng.

F. TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Tôi muốn tổ chức một sự kiện với CEI. Tôi cần làm gì?

→ Nếu bạn là PI hoặc nhà nghiên cứu quan tâm đến việc tổ chức một sự kiện (workshop, seminar, hội thảo, hoặc tọa đàm), vui lòng liên hệ đội ngũ CEI kèm theo bản đề xuất ngắn bao gồm:

  • Mục tiêu và chủ đề sự kiện
  • Diễn giả
  • Đối tượng tham dự
  • Quy mô và hình thức dự kiến
  • Thời gian dự kiến
  • Nguồn ngân sách (từ dự án CEI hoặc nguồn khác)

CEI sẽ xem xét và phối hợp với bạn trong các nội dung:

  • Hoàn thiện ý tưởng và định vị sự kiện
  • Xác định diễn giả và đối tác
  • Hậu cần và vận hành (địa điểm, đăng ký, điều phối)
  • Lập ngân sách
  • Truyền thông và tiếp cận

Chúng tôi khuyến nghị liên hệ CEI trước ít nhất 4–6 tuần đối với seminar quy mô nhỏ và 8–10 tháng đối với hội thảo quốc tế.

G. TRUYỀN THÔNG NGHIÊN CỨU & GIA TĂNG HIỆN DIỆN

(CEI khuyến khích các PI chủ động chia sẻ tiến độ nghiên cứu, thành tựu và cập nhật của nhóm nhằm tăng cường mức độ hiện diện và tác động)

1. Hồ sơ nhóm nghiên cứu

→ CEI hỗ trợ chụp ảnh hồ sơ bán chuyên nghiệp cho các thành viên nghiên cứu. Hồ sơ sẽ được cập nhật trên website CEI để phản ánh thành phần và chuyên môn của nhóm.

2. Điểm nhấn & bản tin nghiên cứu

→ CEI phát triển nội dung nhằm giới thiệu kết quả nghiên cứu thông qua:

  • Phỏng vấn PI (góc nhìn chiến lược, tầm nhìn dự án, tác động)
  • Phỏng vấn RA (câu chuyện triển khai, công việc kỹ thuật, góc nhìn hậu trường)

Các định dạng nội dung có thể bao gồm:

  • Bài viết ngắn (tóm tắt điểm nhấn)
  • Bài blog (phân tích chuyên sâu), tùy theo tính chất nghiên cứu

3. White paper & giới thiệu dự án

→ PI được khuyến khích cung cấp tài liệu (báo cáo, slide, bản thảo, dữ liệu). CEI sẽ tổng hợp và phát triển thành white paper hoặc bài viết giới thiệu dự án để phổ biến rộng rãi.

4. Cập nhật định kỳ

→ PI nên định kỳ chia sẻ cập nhật về các mốc tiến độ, công bố, hợp tác hoặc giải thưởng. CEI sẽ chọn lọc và lan tỏa các nội dung này thông qua các kênh truyền thông của trung tâm.